Documenten personaliseren in een handomdraai

Het is onmisbaar, maar in de praktijk blijkt documenten personaliseren voor veel organisaties een grote uitdaging. En dat is niet nodig!
Voorbeelden van documenten personaliseren

Ben jij tevreden over de manier waarop documenten samengesteld worden binnen jouw organisatie? In de basis is het belangrijk dat alle communicatie uit naam van het bedrijf er strak en professioneel uitziet. Ook is het prettig wanneer medewerkers er zelf efficiënt mee kunnen werken zonder terugkerende informatie telkens opnieuw te verwerken. Met de vormgeving moeten zij zich eigenlijk al helemaal niet bezig hoeven te houden. Sterker nog, die moet zo veel mogelijk vast staan in een vast template. Documenten personaliseren is dan ook onmisbaar, maar in de praktijk blijkt dit voor veel organisaties toch een grote uitdaging.

Templates met variabele velden

Vaak merken wij dat organisaties behoefte hebben aan templates die zij kunnen gebruiken voor documenten met een grote mate van standaardisatie. Denk hierbij aan offertes, voorstellen, contracten, certificaten, voorwaarden, formulieren, rapportages etc. Bij dergelijke documenten hoeven vaak alleen enkele variabele data ingevuld worden om het document te personaliseren richting een specifieke klant. Het hiervoor inzetten van Word heeft als nadeel dat mensen ook vrij zijn om de opmaak aan te passen en de grenzen van het template te overschrijden. Een invulbaar pdf-bestand lijkt dan een goede oplossing, maar heeft weer als nadeel dat je altijd een uitgebreide licentie nodig hebt om de markering van de velden weg te halen. Je wilt immers niet dat deze zichtbaar zijn voor de ontvanger.

Documenten personaliseren via een online formulier

Cadform helpt om zowel de vormgeving van documenten te personaliseren en tegelijkertijd een flinke efficiëntieslag te slaan in het verwerkingsproces. Dat doen we door te kiezen voor slimme oplossingen. Bijvoorbeeld door Word te combineren met de online tool Cognito Forms. Jij als klant levert de tekstuele input en geeft aan welke informatie variabel moet worden. Wij zorgen voor een professioneel design dat past bij de huisstijl en merkbeleving van de organisatie. Vervolgens zorgen we dat je zelf bij het genereren van een document alleen nog de variabele velden hoeft in te vullen via een online formulier. De data wordt automatisch in het bestand geladen waarna je het gepersonaliseerde document eenvoudig als pdf kunt downloaden en versturen.

Maak de perfecte indruk

Het resultaat is een strak vormgegeven document, dat in een handomdraai gepersonaliseerd is voor de specifieke klant. Zo maak je een perfecte indruk en vergroot je de gebruiksvriendelijk en efficiëntie voor de medewerker. Nog voordat je na een afspraak in de auto stapt, ben je in staat een gepersonaliseerd voorstel op maat naar de klant te sturen. Na de personalisatie is het gemakkelijk om ook de stap naar offline te maken!

Recent maakten we onder andere voor onze klant FinanceFactor meerdere templates voor het samenstellen van offertes op basis van een online formulier. Ook jouw documenten personaliseren? Je bereikt ons op 030 23 93 119.

Mick Schuiling
Mick Schuiling